W przypadku zatrudniania osób zarówno na etat, jak i na umowę zlecenie, prawo polskie wymaga prowadzenia dokładnej ewidencji czasu pracy. Każdy przedsiębiorca musi wywiązać się z tego obowiązku. Warto wiedzieć, co powinno znaleźć się na karcie ewidencji pracownika oraz komu można powierzyć to zadanie, aby zaoszczędzić cenny czas.

Co musi uwzględniać karta ewidencji czasu?

Ewidencja czasu pracy to coś więcej niż zaznaczenie dni pracujących oraz dni wolnych. W wypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę mogą zostać uwzględnione zarówno urlopy wypoczynkowe, jak i również te związane z rodzicielstwem. Urlop macierzyński i wychowawczy powinien zostać w odpowiedni sposób zapisany w celu zachowania kontroli przysługującej jeszcze liczby dni. Ma to znaczenie zwłaszcza w przypadku urlopu wychowawczego, który jest podzielony między dwojgiem rodziców (35 miesięcy dla jednej osoby, 1 miesiąc dla drugiej) i bywa też niekiedy przerywany.

Inną istotną kwestią jest zachowanie pełnego wymiaru godzin. W przypadku pracy w niestandardowym wymiarze, który zakłada również zmiany nocne, trzeba zachować odpowiednie reguły. Nie należy w tym wypadku, rozdzielać pojedynczej zmiany pomiędzy dwoma dniami. Jeżeli pracownik zaczął pracę jednego dnia miesiąca, a skończył ją nad ranem drugiego dnia, przyjmuje się pierwszy dzień jako datę obecności. Niestosowanie się do tej formy może powodować problemy przy naliczaniu wynagrodzeń.

Dlaczego ewidencja czasu pracy jest tak ważna?

Kontrola czasu pracy osób zatrudnionych jest ważna nie tylko dlatego, że pozwala ona na prawidłowe naliczenie wynagrodzenia. Fałszerstwo albo braki w dokumentacji mogą nieść ze sobą szereg konsekwencji prawnych dla pracodawców. Inspektor pracy ma możliwość wystawienia mandatu na kwotę do 2 tysięcy złotych. Może on ponadto wystąpić do sądu jako oskarżyciel. Postępowanie sądowe może doprowadzić do nałożenia kary w wysokości do nawet 30 tysięcy złotych.

Pomoc outsourcingowa

Jak się okazuje, prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników jest kluczowa dla każdego pracodawcy. Jeżeli zatrudniamy więcej niż kilka osób, możemy do tego potrzebować odpowiedniego systemu. Dzięki niemu usprawnimy naszą pracę i zaoszczędzimy czas. W tym celu warto skorzystać z outsourcingu kadr i prac.

Zewnętrzna firma kadrowo-płacowa pomoże przy podstawowych czynnościach takich jak: rozliczanie urlopów i delegacji, prowadzenie akt personalnych, przygotowanie sprawozdań rocznych i rozliczeń do ZUS, czy też wystawianie świadectw pracy. Profesjonalne biuro outsourcingowe pomoże więc nie tylko w samym rozliczeniu ewidencji pracy, ale również przy innych czynnościach księgowych.

Warto skorzystać z firmy, która odpowie na nasze potrzeby i dopasuje się do nich. Profesjonalizm i doświadczenie to cechy, na które dobrze jest się zdecydować. Zespół specjalistów pomoże na każdym etapie księgowości, korzystając z systemów obecnie wykorzystywanych przez firmę. Biuro outsourcingowe może ponadto usprawnić elektroniczny obieg dokumentów i wdroży poprawki do istniejących już struktur.

Kwestie kadrowo-płacowe są niezwykle istotne w przypadku prowadzenia działalności. Wymagają one dużych nakładów czasu oraz skrupulatności. Nic więc dziwnego, że coraz więcej średnich oraz dużych przedsiębiorstw decyduje się na skorzystanie z usług biura outsourcingowego.

źródło: mddp-outsourcing.pl – kadry outsourcing